Algemene voorwaarden San’s Office Support

Artikel 1 – Definities

1.1. San’s Office Support is gevestigd te Panningen en ingeschreven onder KvK-nummer 82881197. Zij wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als ‘VA’.
1.2. Wanneer in de algemene voorwaarden wordt gesproken over ‘klant’, wordt de wederpartij bedoeld.
1.3. Met ‘overeenkomst’ wordt de overeenkomst van opdracht bedoeld op grond waarvan VA tegen betaling werkzaamheden uitvoert voor klant.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, facturen, overeenkomsten en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden die VA uitvoert.
2.2. Deze algemene voorwaarden zijn eveneens van toepassing op derden die door VA worden ingeschakeld om de overeenkomst uit te voeren.
2.3. VA behoudt zich het recht voor om de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dit geval zal zij nieuwe algemene voorwaarden aan klant toezenden, waarbij de laatst toegezonden versie steeds van toepassing is. Indien de nieuwe versie ingrijpende wijzigingen bevat, met voor klant nadelige gevolgen, heeft klant het recht de overeenkomst te ontbinden.
2.4. Eventuele algemene voorwaarden van klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.5. In het geval dat één of meerdere van deze bepalingen (deels) nietig zijn of vernietigd worden, zullen de resterende bepalingen onverminderd van toepassing blijven.

Artikel 3 – Offerte

3.1. Uitgebrachte offertes hebben een geldigheidstermijn van 14 kalenderdagen, tenzij anders overeengekomen.
3.2. VA kan niet gehouden worden aan (een bepaald deel van) een offerte, indien klant redelijkerwijs kon begrijpen dat deze een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.
3.3. Een uitgebrachte offerte geldt niet voor eventuele volgende opdrachten.

Artikel 4 – Tarieven en betalingen

4.1. Een overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, tenzij anders overeengekomen.
4.2. De in de overeenkomst vermelde tarieven zijn op uurbasis en exclusief BTW. Aanvullende kosten, zoals reistijd, reiskosten en materiaalkosten, zijn niet bij de prijs inbegrepen en worden apart in de offerte vermeld.
4.3. De prijs voor de opdracht wordt bepaald aan de hand van de aard en de duur van de werkzaamheden. Indien VA een schatting van het aantal uren dat zij denkt te besteden aan bepaalde werkzaamheden opgeeft, kunnen hier geen rechten aan worden ontleend.
4.4. De prijzen die VA bij het aangaan van de overeenkomst communiceert, zijn gebaseerd op het op dat moment geldende prijspeil. Indien omstandigheden hiertoe aanleiding geven, heeft VA het recht om de prijzen te wijzigen.
4.5. Indien partijen een overeenkomst voor onbepaalde tijd sluiten, zal VA de door haar gewerkte uren maandelijks achteraf factureren.
4.6 Bij opdrachten op projectbasis zal VA tussentijds en aan het einde van het project 50% van de totaalprijs facturen.
4.7. Indien VA tijdens het uitvoeren van de overeenkomst signaleert dat zij meer uren dan oorspronkelijk overeengekomen zal besteden aan de uitvoering van de opdracht, zullen partijen in samenspraak een aanvullend aantal uren afspreken.
4.8. Facturen dienen binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum te zijn voldaan, tenzij anders overeengekomen, op de factuur een andere betaaltermijn staat of de werkzaamheden eerder dienen aan te vangen.
4.9. Klant is van rechtswege in verzuim, indien zij haar betalingsverplichtingen niet nakomt binnen de gestelde betalingstermijn. Vanaf het moment dat klant in verzuim is, tot aan het moment dat de factuur volledig is voldaan, is klant wettelijke rente verschuldigd.
4.10. Wanneer klant in gebreke of verzuim is, komen alle redelijke kosten die VA moet maken om de vordering te innen, voor rekening van klant.
4.11. Indien klant zich in een staat van liquidatie, faillissement of surseance van betaling bevindt, zijn alle vorderingen die VA op klant heeft direct opeisbaar. Eventueel verleende licenties komen in dit geval meteen te vervallen.

Artikel 5 – Informatieverstrekking

5.1. Klant dient alle benodigde gegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst op tijd aan VA ter beschikking te stellen.
5.2. Klant staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aangeleverde informatie. Dit geldt ook voor informatie die door derden wordt aangeleverd.
5.3. VA zal vertrouwelijk met de gegevens omgaan.
5.4. Indien klant onjuiste gegevens aanlevert of gegevens niet tijdig aanlevert, waardoor de overeenkomst niet of niet geheel uitgevoerd kan worden of er hierdoor vertraging ontstaat, komen eventueel daaruit voortkomende extra kosten voor rekening van klant.
5.5. Indien klant gevraagde informatie aanlevert via digitale informatiedragers, bestanden of software, staat zij ervoor in dat deze geen virussen, defecten of andere schadelijke factoren bevatten.
5.6. Klant vrijwaart VA voor alle schade die ontstaat door het niet voldoen aan de verplichtingen uit dit artikel.

Artikel 6 – Uitvoering van de overeenkomst

6.1. VA handelt volledig volgens haar creatieve vrijheid en voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit. Zij houdt daarbij, voor zover mogelijk, rekening met de wensen van klant en de door klant ter beschikking gestelde informatie. Klant kan VA echter niet verantwoordelijk houden voor het niet behalen van het gewenste resultaat.
6.2. Klant dient op de hoogte te zijn van de standaard schrijf-, ontwerp- en bewerkingsstijl van VA.
6.3. VA kan nimmer ingezet worden voor het behalen van harde sales, beoogde omzet of overige targets.
6.4. Klant dient de benodigde bevoegdheden noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, zoals inloggegevens, aan VA te overhandigen.
6.5. Bepaalde diensten worden online geleverd, voor deze diensten kan niet gegarandeerd worden dat deze op ieder moment en op iedere locatie beschikbaar zijn.
6.6. Indien er een deadline is verbonden aan een opdracht, is het aan VA om te bepalen of de deadline haalbaar is.
6.7. Indien partijen voor werkzaamheden een (tussen)deadline afspreken, vangt de termijn voor het halen van de deadline aan nadat VA de benodigde informatie voor het uitvoeren van de werkzaamheden heeft ontvangen. Het voorgaande lid is in dit geval eveneens van toepassing.
6.8. VA heeft aan haar plicht tot het leveren van documenten of content voldaan, indien zij deze aan klant heeft aangeboden. Klant kan zich niet beroepen op een afgesproken deadline, indien zij na het aanleveren van de content of documenten wenst dat VA revisies uitvoert.
6.9. Een deadline kan nooit als fatale termijn beoordeeld worden. Wanneer VA een deadline overschrijdt, is zij niet van rechtswege in verzuim.
6.10. Wanneer partijen overeenkomen dat de uitvoering van de overeenkomst (gedeeltelijk) bij klant op locatie plaatsvindt, zal VA gebruikmaken van de faciliteiten van klant.
6.11. VA behoudt zich het recht voor derden in te schakelen om de overeengekomen werkzaamheden uit te voeren.
6.12. VA voert geen opdrachten uit die in strijd zijn met de wet of niet overeenstemmen met haar professionaliteit.

Artikel 7 – Wijziging en annulering

7.1. Indien gedurende de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het noodzakelijk is de uit te voeren werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in samenspraak de overeenkomst aanpassen. Wanneer de wijziging of aanvulling resulteert in extra kosten, een verandering van de kwaliteit of beïnvloeding van het tijdstip van voltooiing, zal VA klant hiervan op de hoogte stellen.
7.2. Wanneer een wijziging of aanvulling leidt tot extra werkzaamheden, zal VA een aanvullende offerte toesturen. Indien er sprake is van minderwerk, zal voor overeenkomsten voor bepaalde tijd het oorspronkelijk overeengekomen aantal uren worden gefactureerd. Bij overeenkomsten voor onbepaalde tijd, zal voor de eerstvolgende maand het aantal uren in samenspraak verminderd worden.
7.3. Wanneer zich nieuwe feiten of omstandigheden voordoen, die een verstoring van de vertrouwensrelatie met zich meebrengen, is VA bevoegd de overeenkomst te beëindigen. VA is in dit geval geen schadevergoeding aan klant verschuldigd.
7.4. In het geval dat VA onverhoopt verhinderd is, stelt zij klant hiervan zo snel mogelijk op de hoogte. Partijen zullen dan in samenspraak proberen de (aanlever)datum te verzetten. Wanneer dit niet mogelijk is, zal VA zorgen voor gelijkwaardige vervanging. Indien gelijkwaardige vervanging niet mogelijk is, is klant gerechtigd de overeenkomst te ontbinden. Indien klant van dit recht gebruikmaakt, komt de betalingsverplichting voor het gedeelte van de overeenkomst waar nog geen uitvoering aan is gegeven, te vervallen. Klant is echter niet gerechtigd om in dit geval een aanvullende schadevergoeding te eisen.
7.5. Indien klant de overeenkomst op basis van het vorige lid ontbindt, zullen partijen in overleg bepalen voor welke doeleinden klant de door VA tot dan toe gemaakte content alsnog kan gebruiken en zullen zij eventueel nieuwe prijsafspraken maken.
7.6. Indien klant de overeenkomst wenst te annuleren, dient zij dit schriftelijk te doen. Annulering tot 14 kalenderdagen voor de aanvang van de opdracht is kosteloos. Wanneer klant een overeenkomst voor bepaalde tijd binnen 14 kalenderdagen voor de aanvang van de werkzaamheden wenst te annuleren, is VA gerechtigd om 25% van de kosten voor de eerste maand door te berekenen.
7.7. Indien klant een overeenkomst voor bepaalde tijd tussentijds wenst te annuleren, is zij de reeds gemaakte kosten en gewerkte uren, vermeerderd met 15% van de resterende kosten en uren aan VA verschuldigd, met een maximum van 5.000 euro.
7.8. VA hanteert voor overeenkomsten voor onbepaalde tijd een minimale looptijd van 2 kalendermaanden. Na het verstrijken van de minimale looptijd, loopt de overeenkomst automatisch door. Beide partijen zijn gerechtigd om na de minimale looptijd op elk gewenst moment de overeenkomst op te zeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van 2 kalendermaanden. Klant is, op het betalen van de opzegtermijn na, geen aanvullende annuleringsvergoeding verschuldigd.
7.9. Wanneer klant aangeeft de werkzaamheden te willen verzetten, zullen de kosten die met dit verzetten gepaard gaan aan klant doorberekend worden.

Artikel 8 – Overmacht

8.1. Onder overmacht wordt, buiten wat in de wet is bepaald, verstaan: de verhindering van de uitvoering van de overeenkomst door omstandigheden die partijen redelijkerwijs niet kunnen beïnvloeden. Voorbeelden van overmacht zijn ziekte, ongevallen, brand, een pandemie, epidemie of overheidsmaatregelen. De voorgaande opsomming is niet limitatief.
8.2. Indien er sprake is van overmacht of andere omstandigheden waardoor de uitvoering van de overeenkomst niet (verder) voltooid kan worden, zal de uitvoering van de overeenkomst verplaatst worden. De betalingsverplichting blijft dan voortbestaan, tenzij anders overeengekomen.
8.3. Wanneer klant de werkzaamheden wenst te verplaatsen vanwege een pandemie of epidemie, ondanks dat overheidsmaatregelen de doorgang (al dan niet in aangepaste vorm), niet verhinderen, heeft VA het recht om de hiermee samenhangende kosten door te berekenen.

Artikel 9 – Aansprakelijkheid

9.1. VA is niet aansprakelijk voor schade die is ontstaan uit de overeenkomst, tenzij deze schade door opzet of grove schuld is veroorzaakt.
9.2. VA is niet verantwoordelijk voor schade die voortvloeit uit werkzaamheden die zijn uitgevoerd op basis van door klant of namens klant verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens.
9.3. VA is niet verantwoordelijk voor het verkrijgen van de juiste toestemming onder de AVG en overige wettelijke vereisten waar klant zich aan dient te houden bij de uitvoering van haar werkzaamheden.
9.4. VA is niet aansprakelijk voor daden en handelingen van derden en leveranciers.
9.5. VA is niet verantwoordelijk voor (schade die voortvloeit uit) door klant of derden aangebrachte wijzigingen in de door VA gemaakte content en documenten of andere door VA verrichte werkzaamheden.
9.6. VA kan niet aansprakelijk worden gehouden voor kleurafwijkingen op niet-gekalibreerde beeldschermen.
9.7. Klant is zelf verantwoordelijk voor (de gevolgen van) het toepassen en opvolgen van advies dat is gegeven tijdens de uitvoering van de overeenkomst.
9.8. Klant is zelf verantwoordelijk voor het controleren van de geleverde content of documenten. Indien klant content of een document heeft goedgekeurd, of zij hiervoor de gelegenheid heeft gehad maar geen gebruik heeft gemaakt van de controlemogelijkheid, is VA niet aansprakelijk voor spel- of ontwerpfouten.
9.9. Indien op de informatie die klant als input voor een opdracht heeft aangeleverd intellectuele eigendomsrechten rusten, is klant zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen en betalen van deze rechten. Wanneer blijkt dat de geleverde content inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van een ander, is VA niet aansprakelijk voor eventuele sommaties of claims die uit deze inbreuk voortvloeien.
9.10. VA is niet aansprakelijk voor de werking van software.
9.11. VA is niet aansprakelijk voor situaties die buiten haar bereik liggen, waaronder hacks. Dit geldt eveneens voor gebeurtenissen waar VA geen invloed op kan uitoefenen, zoals voorvallen bij de domeinregistrant of het datacenter.
9.12. VA is niet aansprakelijk voor (advertentie)accounts die worden geblokkeerd wanneer advies niet wordt opgevolgd. Klant is zelf verantwoordelijk voor de betaling voor advertentieaccounts. De betaling voor de diensten van VA wordt in een dergelijk geval niet opgeschort, tenzij anders overeengekomen.
9.13. Klant is zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up, zodra VA de content heeft aangeleverd. Dit geldt eveneens voor het uitvoeren en opslaan van website-updates.
10.14. Indien klant schade aanbrengt aan materiaal dat door VA ter beschikking is gesteld ter uitvoering van de overeenkomst, is klant gehouden de taxatiewaarde van dit materiaal te vergoeden.
9.15. Indien VA een schadevergoeding is verschuldigd voor directe schade, bedraagt de schadevergoeding niet meer dan het mogelijke bedrag dat een door haar afgesloten aansprakelijkheidsverzekering uitkeert. Wanneer de verzekeraar niet uitkeert, is de schadevergoeding beperkt tot tweemaal de in de overeenkomst afgesproken prijs, tenzij de redelijkheid en billijkheid anders verlangt. Indien de overeenkomst voor onbepaalde tijd is aangegaan, zal de schadevergoeding niet meer bedragen dan het bedrag dat twee maanden voorafgaand aan het ontstaan van de schade in rekening is gebracht, tenzij anders overeengekomen.
9.16. Klant vrijwaart VA tegen iedere aanspraak van derden die voortvloeit uit de door VA uitgevoerde of uit te voeren werkzaamheden.

Artikel 10 – Intellectueel eigendom

10.1. Op alle door VA gemaakte documenten, content, omschrijvingen en gegeven adviezen rusten intellectuele eigendomsrechten, deze blijven bij VA. Het is klant niet toegestaan deze content te verveelvoudigen, te publiceren, te verkopen, openbaar te maken of aan derden te leveren buiten de verleende licentie, tenzij anders overeengekomen.
10.2. Het kopiëren of maken van een printscreen of screenshot van content op de Instagrampagina of website van VA en het gebruik hiervan, vallen eveneens onder het verveelvoudigen en publiceren van content, en is niet toegestaan.
10.3. Partijen komen vooraf overeen voor welke doeleinden klant de content mag gebruiken. Indien klant de content voor andere doeleinden wenst te gebruiken, dient zij vooraf toestemming aan VA te vragen en een aanvullende overeenkomst te sluiten. VA is in dit geval gerechtigd om een aanvullende vergoeding in rekening te brengen.
10.4. Indien derden de content via hun kanalen wensen te delen, dient toestemming verkregen te worden van VA en dient haar naam vermeld te worden, tenzij anders overeengekomen.
10.5. Het is niet toegestaan om content in te sturen voor wedstrijden, tenzij anders overeengekomen.
10.6. Het is klant niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in content, tenzij anders overeengekomen.
10.7. Wanneer klant in strijd met de bepalingen uit dit artikel handelt, wordt dit gezien als een inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten van VA. Een inbreuk resulteert in een direct opeisbare vergoeding. Deze bedraagt driemaal het gebruikelijke licentietarief, zonder dat VA enig recht verliest op vergoeding van overige geleden schade. De vergoeding zal aan klant kenbaar gemaakt worden door middel van een sommatiebrief.
10.8. VA kan content die zij gemaakt heeft ter uitvoering van de overeenkomst gebruiken voor haar portfolio.

1. Indien geen persoonsgegevens zichtbaar zijn, mag VA content opnemen in het portfolio, tenzij klant hier bezwaar tegen heeft en dit vooraf schriftelijk aan VA kenbaar maakt.
2. Indien persoonsgegevens zichtbaar zijn, zal VA vooraf toestemming vragen aan klant, alvorens de content in het portfolio op te nemen. Hiervoor wordt gewerkt met een toestemmingsformulier.

Artikel 11 – Bijzondere bepalingen

11.1. Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij verkregen hebben in het kader van de overeenkomst. Informatie is vertrouwelijk, indien dit is medegedeeld of blijkt uit de aard van de verschafte informatie.

Artikel 12 – Klachten

12.1. Indien klant een klacht heeft, dient zij deze binnen 14 kalenderdagen  na het ontstaan van de klacht schriftelijk en voorzien van motivatie kenbaar te maken. VA zal binnen 14 kalenderdagen na het ontvangen van de klacht schriftelijk reageren.
12.2. VA dient in de gelegenheid te worden gesteld het gebrek waar de klacht op van toepassing is te herstellen.
12.3. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

Artikel 13 – Geschillenbeslechting

13.1. Op deze algemene voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.
13.2. Indien zich een geschil tussen partijen voordoet, zullen zij eerst proberen dit geschil in samenspraak te beslechten. Partijen zullen enkel wanneer dit niet lukt een beroep doen op de rechter.
13.3. Geschillen tussen partijen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin VA is gevestigd, tenzij de wet anders verplicht.
13.4. In afwijking van de wettelijke verjaringstermijnen, bedraagt de verjaringstermijn van alle vorderingen en verweren tegenover VA en betrokken derden 12 maanden.